تعريف مبسط
يفصل فصل المهام بين الخطوات التي يكون جمعها بيد شخص واحد خطرًا. ففي دفعة لمورد قد تشمل هذه الخطوات إنشاء بيانات المورد، وتأكيد استلام السلع، وإدخال الفاتورة، وإطلاق الدفع، ومطابقة الحساب البنكي. وليس المقصود زيادة الإجراءات، بل جعل الخطأ أو الإساءة ظاهرين لشخص آخر.
لا تثبت المسميات الوظيفية وحدها وجود الفصل. فقد تمنح صلاحيات النظام أو التغطية المؤقتة أو التجاوزات الطارئة أو تغييرات المستخدمين شخصًا واحدًا صلاحيات متعارضة حتى لو بدا الهيكل التنظيمي سليمًا. وقد تحتاج الفرق الصغيرة إلى مراجعة تعويضية بدل فصل كامل.
مثال توضيحي
لنفترض أن طالب الشراء يؤكد وصول المواد المطلوبة، وأن مسؤول البيانات الرئيسية ينشئ سجل المورد، وأن موظف الحسابات الدائنة يدخل الفاتورة، وأن الخزانة تطلق الدفعة المعتمدة. يترك كل منهم دليلًا في النظام. ويراجع المراقب المالي، الذي لم ينفذ أيًا من هذه الخطوات، المطابقة البنكية الأسبوعية ويحقق في الموردين الجدد أو تغييرات الدفع غير المعتادة.
لو استطاع شخص واحد إنشاء مورد وإدخال فاتورة وإطلاق النقد ومطابقة البنك، لكان إخفاء دفعة وهمية أسهل. أما الخطوات المنفصلة فتمنح المراقب المالي فرصة حقيقية لملاحظة تغيير بلا تفسير.
يعالج الفصل الأنشطة المتعارضة، لكنه لا يغني عن حدود اعتماد مناسبة أو أدلة أو مراجعة إدارية.
لماذا يهمك
يقلل احتمال وقوع خطأ أو إساءة من شخص واحد وإخفائهما معًا.
ويسمح للمؤسس باختبار الصلاحيات وسير العمل الفعليين بدل افتراض أن اختلاف المسميات الوظيفية يشكل ضابطًا.
الأثر العملي
ارسم الأشخاص وصلاحيات النظام في كل خطوة حساسة، بما في ذلك مسؤولو النظام والتغطية المؤقتة والمغادرون.
إذا لم يستطع فريق صغير فصل خطوة، فأضف مراجعة مستقلة موثقة للأدلة والتغييرات غير المعتادة، ثم اختبر قدرة المراجع على رؤية النشاط كاملًا.