تعريف مبسط
تفويض الصلاحية هو إسناد رسمي لحقوق قرار إلى أدوار وظيفية ضمن حدود وشروط محددة. وهو يبين من يجوز له إلزام المؤسسة أو اعتماد دفعة أو توقيع عقد أو اتخاذ قرار آخر محدد. وقد يسرّع التفويض العمل المعتاد، لكن الجهة التي تمنح الصلاحية تبقى مسؤولة على نطاق أوسع عن الإطار والرقابة عليه.
ولا يساوي التفويض تكليف شخص بتنفيذ مهمة. فقد يطلب المدير من زميل جمع عروض الموردين من دون أن يمنحه صلاحية إلزام الشركة. كما تختلف المسميات بين المؤسسات، لذلك تستمد الصلاحية من التفويض المعتمد الساري لا من افتراض متعلق بالأقدمية.
مثال توضيحي
لنفترض أن الرئيس التنفيذي فوض مدير العمليات باعتماد أوامر الشراء المعتادة ضمن شروط معلنة. يتلقى المدير عرضًا عاجلًا لاستئجار معدات يقع ضمن الحد المالي، لكنه يتضمن بند تجديد تلقائي يتجاوز المدة المسموح بها. يجمع المدير العرض والأدلة التشغيلية، ثم يصعّد القرار لأن الشرط خارج نطاق التفويض.
لا يعني التصعيد أن المدير لم يتصرف؛ بل يبين أن التفويض وفر مسارًا عمليًا للقرارات المعتادة مع إبقاء التزام ذي خطر مختلف محل مراجعة. ويوثق القرار النهائي وأساسه للمراجعة اللاحقة.
ينبغي أن يحدد التفويض النطاق والحدود والشروط وتاريخ السريان وما إذا كان يسمح بتفويض لاحق.
لماذا يهمك
يتجنب تأخير القرارات المعتادة بإحالتها كلها إلى أعلى مسؤول، مع إبقاء الالتزامات غير المعتادة ظاهرة.
ويمنع الاعتمادات غير الرسمية التي يصعب إثباتها عند مراجعة عقد أو دفعة أو نزاع لاحقًا.
الأثر العملي
احصر القرارات المتكررة وحدد لكل منها الدور المناسب والحد والشروط والدليل ومحفز التصعيد.
انشر نسخة سارية واحدة خاضعة للضبط، وحدد مسارًا للطوارئ مع اعتماد لاحق عند الملاءمة، واسحب الصلاحية فور تغير الأدوار.