تعريف مبسط
المصروف المستحق تكلفة تعترف بها الشركة عن سلع أو خدمات استلمتها قبل أن تدفع، وأحيانًا قبل وصول فاتورة المورد. ويكون الطرف الدائن عادة التزام مصروفات مستحقة. وينبغي أن يستند المبلغ إلى أفضل دليل متاح: سعر العقد أو سجل عمل معتمد أو محضر استلام أو بيانات استخدام أو تقدير معلل.
وهو أضيق من الاستحقاق بمعناه العام. فالمصروف المستحق يتعلق دائمًا بتكلفة تحققت، ولا يصف الإيراد المكتسب أو كل تسوية في نهاية الفترة.
مثال توضيحي
جميع المبالغ بالريال السعودي (SAR). وتنطبق المبادئ نفسها على العملات الأخرى.
أكمل مكتب محاماة 30 ساعة معتمدة من عمل يونيو لشركة بسعر للساعة، وستصدر الفاتورة في يوليو. استنادًا إلى سجل الوقت الموقع، تسجل المالية مصروفًا قانونيًا والتزام مصروفات مستحقة بالمبلغ نفسه في يونيو. وعند وصول الفاتورة بالقيمة نفسها يسدد الدائنون الالتزام. وإذا بلغت الفاتورة لأن ساعة إضافية من يونيو اعتمدت لاحقًا، تحقق المالية وتسجل الفرق المؤيد البالغ في الفترة المناسبة.
يجعل العقد وسجل الوقت التقدير قابلًا للدعم؛ أما توقع مبهم لعمل قانوني مستقبلي فلا يكفي. ويجب أيضًا النظر في أثر الضريبة وشروط العقد على المبلغ المسجل.
لماذا يهمك
إغفال العمل من يونيو يجعل الشهر أكثر ربحية من حقيقته ويقلل الالتزامات تجاه الموردين. وقد يشجع ذلك قرارات إنفاق مبنية على النقد في البنك بينما الخدمة المستهلكة لم تدخل بعد في صورة التكلفة.
الأثر العملي
اطلب من مسؤولي الخدمات أدلة اكتمال العمل قرب القطع، وزود المالية بالأسعار المعتمدة أو التزامات الشراء. واحتفظ بسجل للمصروفات المستحقة يبين المورد وفترة الخدمة والدليل والحساب والمُعد والمراجع وخيار العكس ومتابعة الفاتورة. راجع الاستحقاقات غير المطابقة للفواتير حسب عمرها؛ فالتزام يبقى بلا فاتورة أو دليل حديث يحتاج إلى تقييم جديد لا إلى ترحيل تلقائي.