تعريف مبسط
يسجل مسك الدفاتر المعاملات من الأدلة ويحافظ على تحديث السجلات التفصيلية. ولا يقتصر على إدخال فاتورة؛ بل يجب أن يعكس ما حدث ووقت حدوثه والحسابات التي تتأثر به. ثم تراجع المحاسبة هذه السجلات وتفسرها.
مثال توضيحي
جميع المبالغ بالريال السعودي (SAR). وتنطبق المبادئ نفسها على العملات الأخرى.
لنفترض أن المستودع استلم مخزونًا تكلفته في 28 يونيو. يطابق ماسك الدفاتر فاتورة المورد مع أمر الشراء وإثبات الاستلام، ثم يسجل مخزونًا بقيمة وذممًا دائنة للمورد بالمبلغ نفسه. وعند السداد في يوليو ينخفض النقد وتسوى الذمم؛ ولا تسجل الدفعة شراءً جديدًا أو مصروفًا.
وتظهر السجلات مخزون يونيو والتزام المورد غير المسدد قبل أن يقرر المالك مقدار النقد الذي يستطيع تخصيصه لغيره.
لا يثبت أمر الشراء المعتمد وحده استلام السلع.
لماذا يهمك
إذا انتظرت الفاتورة حتى الدفع، فقد يبدو يونيو أكثر ربحية وأقل التزامًا مما كان عليه. وقد ينتج عن ذلك قرار نقدي مبني على التزام نشأ بالفعل.
الأثر العملي
للمشتريات، طابق أمر الشراء وإثبات الاستلام والفاتورة والدفع. وسجل الاستثناءات، مثل فرق السعر أو إثبات الاستلام المفقود، باسم مسؤول. وقبل الإقفال راجع السلع المستلمة بلا فواتير والفواتير بلا إثبات استلام بدل تسجيلها في حساب تسوية عام.