تعريف مبسط
يسجل القيد المزدوج كل معاملة بإجمالي مدين مساوٍ لإجمالي دائن. وتؤثر القيود في حسابين على الأقل، وبذلك تحافظ على معادلة المحاسبة. والمدين والدائن يصفان اتجاهي القيد؛ ولا يعنيان زيادة أو نقصًا تلقائيًا من دون معرفة نوع الحساب.
يعطي هذا الأسلوب للحدث أثرين مترابطين. فعند شراء مخزون نقدًا يزيد المخزون وينخفض النقد، ولا يجوز تسجيل أحد الطرفين وحده. ويختبر التساوي الحساب، بينما تشرح الحسابات القصة الاقتصادية.
مثال توضيحي
جميع المبالغ بالريال السعودي (SAR). وتنطبق المبادئ نفسها على العملات الأخرى.
لنفترض أن شركة دفعت نقدًا مقابل مخزون. تسجل المخزون مدينًا والنقد دائنًا بمبلغ ، فيتساوى إجمالي المدين مع إجمالي الدائن.
لماذا يهمك
ينشئ هذا الأسلوب سجلًا مترابطًا يوضح مصدر القيمة ووجهتها، مما يدعم الفحص وإعداد التقارير.
إذا سجل المستخدم دفع النقد مصروفًا بدل مخزون، فقد يتوازن القيد لكن الربح والمخزون يكونان خاطئين. ويكشف القيد المزدوج بعض الأخطاء، لا كل أخطاء التصنيف أو الحذف.
الأثر العملي
اشترط للقيد اليدوي وصف الحدث والحسابات والمبلغ والتاريخ والأدلة واسم المُعد والموافق. وراجع القيود التي تتجاوز أنظمة المبيعات أو الشراء أو الرواتب المعتادة؛ فالتوازن ليس اختبار الموافقة.