تعريف مبسط
دفتر الأستاذ العام هو السجل المركزي للحسابات المستخدمة في إعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية. ويجمع قيود اليومية المرحلة بحسب الحساب والفترة. وقد تحتفظ الدفاتر المساعدة بتفاصيل المعاملات، لكن يجب أن تتطابق أرصدتها مع حسابات الرقابة ذات الصلة في الأستاذ العام.
دفتر الأستاذ العام هو المكان الذي تتحول فيه القيود المرحلة إلى أرصدة للفترات. وقد تحتفظ أنظمة المبيعات أو الرواتب بالتفاصيل، لكن الأستاذ العام هو السجل الذي يبنى منه ميزان المراجعة والقوائم. ولذلك قد يغير قيد يدوي متأخر تقريرًا اعتقد أنه اكتمل.
مثال توضيحي
جميع المبالغ بالريال السعودي (SAR). وتنطبق المبادئ نفسها على العملات الأخرى.
لنفترض أن ربح يونيو عرض بمبلغ وأُغلقت الفترة. وبعد يومين اكتشفت المالية مصروف تسويق يخص يونيو بقيمة لم يسجل. سيخفض تسجيله الربح إلى .
يفحص المراجع أدلة الخدمة والقيد المقترح، ويحدد طريقة تصحيح الفترة المقفلة والتقارير الصادرة، ثم يعتمد الخطوات اللازمة. ويحتفظ الأستاذ العام بتاريخ الترحيل وسجله بدل أن يتغير الرقم من دون انتباه.
لماذا يهمك
يوفر الأستاذ العام الكامل مسارًا من الرصيد المعروض إلى القيود المسجلة والأدلة المؤيدة.
الأثر العملي
أغلق صلاحيات الفترة، ثم أخرج تقريرًا بالقيود المرحلة بعد الإقفال أو مباشرة إلى الحسابات الحساسة. وراجع السبب والأدلة والمُعد والموافق وأثر التقرير قبل إعادة فتح الفترة.