تعريف مبسط
يحتفظ دفتر الأستاذ المساعد بتفاصيل المعاملات لفئة محددة من الأرصدة، مثل ذمم العملاء أو ذمم الموردين أو أصناف المخزون. ويرتبط إجماليه عادة بحساب رقابة في دفتر الأستاذ العام. وهو يبين العملاء أو البنود التي يتكون منها الرصيد الإجمالي.
يجيب دفتر الأستاذ المساعد عن سؤال: من الذي يتكون منه هذا الرصيد؟ فلا يكفي حساب رقابة ذمم مدينة قدره للتحصيل؛ بل يجب أن يبين دفتر العملاء الفواتير وتواريخ الاستحقاق والنزاعات والعملاء التي يكون مجموعها هذا الرصيد.
مثال توضيحي
جميع المبالغ بالريال السعودي (SAR). وتنطبق المبادئ نفسها على العملات الأخرى.
لنفترض أن حساب رقابة الذمم المدينة يبلغ ، بينما يبلغ مجموع أرصدة العملاء في الدفتر التفصيلي . يتتبع الفريق فرق إلى مبلغ محصل خُفض به حساب الرقابة، لكنه لم يخصم من حساب العميل في الدفتر التفصيلي.
يخفض تخصيص المبلغ للعميل الصحيح الإجمالي التفصيلي إلى . ولا يسجل الفريق النقد مرة أخرى، بل يصحح التخصيص الناقص قبل استخدام تقرير الأعمار لمطالبة العميل بالسداد.
لماذا يهمك
تدعم التفاصيل التحصيل والدفع والتحقيق، بينما يوفر حساب الرقابة نقطة مستقلة للمطابقة.
الأثر العملي
عند الإقفال، قارن إجمالي الدفتر التفصيلي بحساب الرقابة وحقق في الفرق بحسب المعاملة. فالتسوية الصافية الواحدة تخفي ما إذا كانت المشكلة فاتورة أو تطبيق نقد أو إشعار دائن أو ربطًا بين الأنظمة أو قيدًا يدويًا.