تعريف مبسط
قيد اليومية يسجل حدثًا محاسبيًا بتحديد الحسابات المدينة والدائنة والمبلغ والتاريخ والوصف والأدلة المؤيدة. وقد ينشأ من أنظمة روتينية، مثل الفوترة، أو من تسويات يدوية خاضعة للرقابة. ولا يصبح القيد موثوقًا لمجرد توازنه.
يجب أن يتيح قيد اليومية للمراجع إعادة بناء الحدث من دون سؤال المُعد عما يتذكره. ففي الاستحقاق اليدوي، يبين الملف فترة الخدمة والحساب والعقد أو دليل الاستخدام والحسابات وسبب تعلق المبلغ بهذا الإقفال.
مثال توضيحي
جميع المبالغ بالريال السعودي (SAR). وتنطبق المبادئ نفسها على العملات الأخرى.
لنفترض أن مهندسًا أكد إنجاز مورد خارجي أعمال صيانة في يونيو. يحدد العقد أتعابها بمبلغ ، لكن فاتورة المورد ستصل في يوليو. تسجل المالية مصروف الصيانة مدينًا والمصروف المستحق دائنًا بالمبلغ نفسه في يونيو، وترفق تأكيد الإنجاز والعقد.
وعند وصول الفاتورة تسوي المالية المصروف المستحق من خلال إجراءات تسجيلها، وتتحقق من عدم تحميل الخدمة نفسها على المصروف مرتين.
لماذا يهمك
تتيح القيود الواضحة المراجعة وتقلل خطر أن تشوه التسويات غير المدعومة الفترة المعروضة.
الأثر العملي
بالنسبة إلى القيود اليدوية، اشترط تفسيرًا تجاريًا وأدلة واسم المُعد والموافق ومراجعة للمبالغ أو الحسابات غير المعتادة.
لا توافق على القيد لمجرد تساوي المدين والدائن. راجع القيود غير المعتادة من حيث الغرض والتوقيت والأدلة وما إذا كان الحدث دخل بالفعل عبر نظام عادي. واعكس التقديرات فقط عندما تحل العملية اللاحقة محلها.