تعريف مبسط
حساب الرقابة حساب في الأستاذ العام يلخص فئة من الأرصدة الفردية الموجودة في دفتر مساعد. ومن أمثلته الذمم التجارية المدينة والذمم التجارية الدائنة والمخزون. يمنح الأستاذ العام الإجمالي المستخدم في التقارير المالية، بينما يبين الدفتر المساعد فواتير العملاء أو الموردين أو سجلات المخزون الفردية التي تكوّن ذلك الإجمالي. وتتحقق مطابقة الاثنين من استمرار توافق الإجمالي والتفاصيل بعد الربط بين الأنظمة والترحيلات المجمعة والقيود اليدوية.
ولا يغني حساب الرقابة عن فحص قابلية كل رصيد فردي للتحصيل أو صحته أو تقادمه. إنه فحص إجمالي له أثر مراجعة مفيد.
مثال توضيحي
جميع المبالغ بالريال السعودي (SAR). وتنطبق المبادئ نفسها على العملات الأخرى.
بلغ حساب رقابة الدائنين في نهاية الشهر . وأظهر دفتر الموردين للمورد أ، و للمورد ب، و للمورد ج، أي إجمالًا. قاد الفرق البالغ المالية إلى قيد يدوي سجل في حساب الرقابة رغم أن الفاتورة كانت موجودة أصلًا في دفتر الموردين. وعند عكس القيد المكرر يصبح حساب الرقابة ، فلا تبالغ الشركة في الدائنين.
| المورد أ | |
|---|---|
| المورد ب | |
| المورد ج | |
| إجمالي الدفتر المساعد |
الأرقام افتراضية. قد تكون فروق التوقيت مقبولة إذا وثقت، لكن فرق حساب الرقابة يحتاج إلى تفسير ولا يُرحل بوصفه رصيدًا مبهمًا.
لماذا يهمك
النظر إلى الإجمالي وحده قد يخفي خللًا في الربط، والنظر إلى الفواتير الفردية وحدها قد يخفي قيدًا يدويًا في الأستاذ العام. إذا زادت الدائنات على حقيقتها، قد تحتفظ الإدارة بنقد لا داعي له. وإذا انخفضت المدينات، فقد تقلل تقدير مخاطر التحصيل واحتياج رأس المال العامل.
الأثر العملي
طابق كل حساب رقابة مهم عند الإقفال، واحتفظ باستخراج الدفتر التفصيلي والحساب وأرقام القيود وأدلة الفروق. كلف مسؤول النظام بالتحقيق في عيوب الربط المتكررة، ومسؤول المحاسبة باعتماد القيود اليدوية. وراجع أيضًا تقادم التفاصيل: فموافقة الإجمالي لا تجعل ذمة عميل قديمة محل نزاع قابلة للتحصيل، ولا تجعل رصيد مورد دائن قديمًا التزامًا مستحقًا.