المستندات المؤيدة

تعريف مبسط

المستندات المؤيدة هي السجلات الأصلية أو الموثوقة التي تدعم معاملة ما. وقد تشمل، بحسب المعاملة، العقد وأمر الشراء المعتمد وفاتورة المورد ومحضر استلام السلع وقبول العميل وتأكيد البنك والإيصال وسجل الرواتب أو إشعار الخصم. يجيب كل مستند عن جزء مختلف من السؤال: من أجاز الالتزام، وما الذي سُلِّم، وما القيمة المفوترة، وهل تم الدفع؟

ولا تنفع الوثيقة إلا إذا أمكن ربطها بالقيد والاحتفاظ بها بحيث يفهم المراجع المعاملة لاحقًا. فأمر شراء معتمد يجيز شراءً مقصودًا عادة، لكنه لا يثبت وصول السلع ولا صحة الفاتورة.

لماذا يهمك

من دون سلسلة أدلة، قد يكون المصروف الظاهر فاتورة مكررة أو موردًا وهميًا أو تكلفة سُجلت في فترة خاطئة. ثم يصعب التصحيح لأن من طلب السلع أو استلمها قد لا يتذكر الوقائع.