تعريف مبسط
تسجل المحاسبة على الأساس النقدي الإيراد عند قبض المال والمصروف عند دفعه. وهي تقدم صورة مباشرة لحركة الحساب البنكي، وقد تناسب المتابعة البسيطة أو حالات تسمح بها الأنظمة. لكنها لا تظهر وحدها التزامات الموردين غير المسددة أو الإيراد المكتسب غير المحصل أو السلع والخدمات المستهلكة قبل الدفع. وليست أساس الاستحقاق المطلوب في القوائم المالية العامة وفق المعايير الدولية.
والفرق المفيد هنا بين إدارة النقد وقياس أداء الفترة. رصيد البنك يبين قدرة الشركة على السداد، لكنه لا يبين بالضرورة في أي شهر نشأ الإيراد أو استُهلك المورد.
مثال توضيحي
جميع المبالغ بالريال السعودي (SAR). وتنطبق المبادئ نفسها على العملات الأخرى.
قبضت شركة للضيافة من عميل في 3 يناير عن مناسبة نفذتها في 28 ديسمبر. ودفعت في 8 يناير لمورد أغذية عن مكونات استلمتها في ديسمبر. تسجل المحاسبة النقدية الحركتين في يناير: مقبوضة و مدفوعة. أما على أساس الاستحقاق، فيعترف ديسمبر بإيراد المناسبة وتكلفة مكوناتها، رغم أن النقد تحرك لاحقًا.
ليست المحاسبة النقدية عديمة الفائدة؛ فحركات يناير تدخل في توقع التدفقات النقدية. القيد هو الاعتماد عليها وحدها للحكم على هامش ديسمبر.
لماذا يهمك
إذا نظر المالك إلى مقبوضات ومدفوعات يناير فقط، فقد يبدو يناير نشطًا جدًا وديسمبر هادئًا على غير حقيقته. وقد يقود ذلك إلى قرارات ضعيفة في التسعير أو التوظيف أو الإنفاق لأن المقارنة خلطت النشاط التشغيلي بشروط التحصيل والسداد.
الأثر العملي
أعد توقعًا مؤرخًا للنقد من الحركات البنكية المتوقعة، بما فيها تواريخ الرواتب والضرائب. وبالتوازي، استخدم أساس التقرير المطلوب للحسابات الإدارية والقوائم النظامية. طابق التوقع مع حركة البنك أسبوعيًا، وعند كل إقفال حدد الفواتير الجوهرية غير المسددة والمبيعات المسلمة غير المحصلة والدفعات المقدمة كيلا يتحول توقيت النقد بصمت إلى مقياس للأداء.